Peter Drucker từng nói “Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”. Đó là lý do ra đời của chỉ số KPI. Vậy KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên các bộ phận như thế nào để hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt? Ban biên tập sẽ gửi đến bạn đọc qua bài viết “KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên các bộ phận” để có thể tìm hiểu rõ hơn nhé!
>>>>>> xem thêm: Học Quản Trị Hành Chính Nhân Sự Ở Đâu Tốt Nhất TPHCM?
1. KPI là gì? Tại sao cần KPI?
1.1 KPI là gì?
KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ các thuật ngữ trong logistics
2.2 Tại sao cần KPI?
Về tổng quan, việc sử dụng KPI cho các hoạt động quản trị có thể hỗ trợ doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng ở các vấn đề như sau:
Với doanh nghiệp:
- Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp cách kết chuyển thuế gtgt
- Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
- Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng
Với nhân viên:
- Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
- Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
- Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời
2. Cách xây dựng KPI cho nhân viên
2.1 Về Nguyên tắc xây dựng KPI
Khi xây dựng hệ thống KPI trong đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:
S – Specific – Mục tiêu cụ thể
M – Measurable – Mục tiêu đo lường được
A – Attainable – Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant – Mục tiêu thực tế
T – Timebound – Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Có 2 phương pháp chính:
(1) Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.
(2) Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng
Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể.
Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs
– KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
– KPIs cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.
– Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận
Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
– Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm.
– Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.
Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng
Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.
Quy trình áp dụng quản trị nhân viên theo KPI
- Xác định trách nhiệm cơ bản của các vị trí/bộ phận/phòng ban/
- Xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc
- Tiến hành đánh giá công việc theo KPI
- Đảm bảo cấp quản lý thực hiện đầy đủ việc đánh giá thực hiện công việc
- Thảo luận với từng phòng ban, nhân viên về hình thức và nội dung buổi nghiệm thu đánh giá thực hiện công việc
- Bổ sung kết quả tự đánh giá, kết quả đánh giá của đồng nghiệp và khách hàng
- Tiến hành tổng kết nghiệm thu đánh giá thực hiện công việc.
Bài viết trên đây, Tiếp bước thành công đã chia sẻ những kinh nghiệm, kiến thức về KPI , cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp.Hy vọng, sau bài viết này sẽ giúp các có những kiến thức thật hữu ích. Chúc các bạn luôn thành công cho những lựa chọn của mình!
